Agenda kerja Pimpinan bagian pertama

A. Pengertian

              Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.
               Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.
                Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.
                  Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.

B.Hal - hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda kerja pimpinan

Dari kegiatan - kegiatan mengelola kegiatan kerja pimpinan seorang sekretaris harus selalu memperhatikan hal - hal sebagai berikut   :

1. Mencatat semua appointments/ janji - janji yang dibuat pimpinan terkait dengan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun relasi perusahaan/ pimpinan.
2. memerika  appointments  secara teliti yang akan dimasukan pada agenda kerja pimpinan dengan memperhatikan urutan waktu dan skala prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan.
3. Selalu melakukan konfirmasi dengan pimpinan / atasan  terkait dengan appointment yang masuk agenda kerja pimpinan untuk hindarkan kepastian yang akan dilakukan, mengetahui kegiatan yang terbaru sehingga tercipta efektifitas agenda kerja pimpinan.
4. Catatan appointment hendaknya details/ lengkap sehingga dapat memberikan gambaran kegiatan kerja pimpinan secara jelas dan dapat efetifkan kegiatan kerja pimpinan sehingga dapat wujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pimpinan.
5. Perhatikan dan bedakan dengan jelas kegiatan - kegiatan yang  dilaksanakan pimpinan yaitu kegiatan yang akan dilakukan di dalam kantor dan di luar kantor kemudian tempatkan dengan tepat pada agenda kerja pimpinan.
6. Tempatkan jeda waktu/ tenggang waktu antara  kegiatan yang satu dengan yang lain dengan tepat sehingga dapat lakukan kegiatan dengan tidak terburu - buru  

C. Jenis agenda kerja pimpinan

                 Agenda kerja pimpinan dapat digolongkan menjadi 2 macam agenda kerja yaitu  :

1. Jadwal kerja pimpinan, yaitu susunan kegiatan yang disusun memuat kegiatan secara keseluruhan dan umum, dan khusus yang memiliki kepentingan penyelesaian pekerjaan manajemen untuk pimpinan. Kegiatan - kegiatan itu bersumber dari penerimaan tamu yang terekam pada buku tamu dan buku janji temu, pesan penerimaan telepon, surat permohonan kunjungan/ janji temu, dan program kerja pimpinan.
2. Jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpunan, jadwal kegiatan kerja yang memuat rincian kegiatan yang dilaksanakan di luar kota, dan luar negeri. jadwal kerja ini  dibuat secara khusus untuk memberi pengaturan waktu sebagai pedoman pelaksanaan  perjalanan dinas/ bisnis pimpinan.

C. Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

      Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :

1. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan
2. Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.
3. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis

UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN
   
Unsur administrasi perkantoran adalah aktivitas terkecil dari kegiatan administrasi perkantoran yang mempunyai peran mewujudkan langkah pada proses administrasi perkantoran pada kegiatan penunjang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi kerja.

Unsur administrasi perkantoran bentuk fungsi manajemen perkantoran  dengan langkah - langkah kerja subtantif yang menunjang pekerjaan pokok organisasi kerja dengan memberikan layanan informasi/ keterangan dan pengelolaan sumber daya , serta penataan langkah - langkah  untuk mengefektifkan pencapaian tujuan pokok dari organisasi kerja.

Langkah - langkah yang terdapat pada unsur - unsur administrasi perkantoran merupakan bentuk layanan - layanan untuk mewujudkan langkah nyata membentuk aktivitas penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja/ organisasi kerja.

B. UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari   :

1. Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi  sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data / informasi  untuk memberikan layanan kepada pegawai yang lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi  sebagai tempat berarti memiliki pengertian statis dan organisasi sebagai proses kerja sama  berarti memiliki pengertian secara dinamis dengan ciri - ciri  : 1. terdapat sekelompok orang 2. memiliki tujuan dan 3. terdapat kerja sama yang teratur.
2. Menejemen atau tata laksana , yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur  agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/ planing ,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/ pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating.
3. Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai.
4. Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja.
5. Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.
6. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen.
7. Komunikasi/ Tata hubungang, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.
8. Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data eksternal organisasi untuk kepentingan internal.